Informations- und Berichtswesen
Definition
Dem Informations- und Bereichtswesen liegen folgende Aufgaben zu Grunde:
- Regelung und Sicherung des nutzungsgerechten Informationsfluss während eines Projektablaufs
- Leitung der gesamten Informationsumgebung
- Aufzeigen sämtlicher Informationswege
- Festellen der verschiedenen Informationsbedürfnisse der jeweiligen Abteilungen bzw. Projektmitarbeiter
- Festlegung der Informationskanäle
- Bestimmen der Zeiträume in welchen ein Bericht zu erwarten bzw. abzuliefern ist
Bemerkungen
Das Berichtswesen wird im Allgemeinen im Projektbüro durchgeführt, da hier alle relevanten Informationen zu finden sind.
Jeder Projektbeteiligte, der Projekt-Informationen erhält, erwartet oder benötigt die zugehörigen Dokumente i. Allg. in unterschiedlicher Form und Häufigkeit. Die Dokumente unterscheiden sich dabei bezüglich Detaillierungsgrad, Aktualität, Häufigkeit der Berichtserstattung sowie Darstellungsform.
Gründe für ein gutes Berichtswesen
- Motivation des jeweiligen Projektteilnehmer wird erheblich gefördert
- Steigerung der Kooperationsbereitschaft
- besondere Informationspflicht gegenüber externen Projektbeteiligten
Externe Projektbeteiligte, wie Auftraggeber, Bereichsleitung, Unterauftragnehmer, weitere Dienstleister und Benutzer, haben ein großen Informationdbedarf. So werden zum Beispiel vom Auftraggeber und der Bereichsleitung endgültige Entscheidungen betreffend des Projektes getroffen. Unterauftraggeber und Dienstleister können nur auf Basis von ausreichenden Informationen ihre Diesntleistungen effizient erbringen.
Ziele der Projektberichterstattung
- transparente Aufbereiten der Projektinformationen
- gezieltes Verteilen der Informationen
- Festlegung, welche Teilnehmer des Projektteams wann welche Art von Informationen benötigen und wie sie diese erhalten
Arten von Berichtserstattungen
(vgl. Projektkontrolle)
- Plan/Ist-Vergleiche dienen als Statusberichte und sind die wichtigsten Projektunterlagen zur Projektkontrolle. Sie beziehen sich auf alle messbaren Projektdaten (Kosten, Aufwand, Termine).
- Qualitätsberichte als Nachweis zur Qualitätssicherung und für die Einhaltung der Qualitätsmerkmale. Enthalten eine Aufstellung aller Reviews, qualitätsorientierter Tests und Prüfungen, gefundene Erkenntnisse und entdeckte Verbesserungsmöglichkeiten.
- Projektdatenauswertungenvermerken Personalaufwand je Entwicklungsphase, Kosten je Entwicklungsphase und prozeßbezogene Qualitätskosten
- Auslastungsberichtehelfen Über- oder Unterkapazitäten frühzeitig zu erkennen und zeigen aktuelle und künftige Auslastungen der Einsatzmittel bzw. Ressourcen auf.
- Fortschrittsberichteliefern regelmäßige Informationen über Projektstatus. Mit diesem Dokument wird dann der allgemeine Sachfortschritt des Projekts festgehalten. Die einfachste Form hierfür wäre ein Monatsbericht, mit den Rubriken: erreichte Ergebnisse, besondere Vorkommnisse, kritische Probleme, Personalsituation.
- Abschlussberichte dokumentieren die gemachten Erfahrungen und geben Empfehlungen für zukünftige Bearbeitungen.
Quellen
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