Revisionssichere Archivierung
Definition
Der Begriff Revisionssicherheit wurde 1992 von Herrn Dr. Ulrich Kampffmeyer, in einer Arbeitsgruppe des Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., geprägt und publiziert, um von dem damals kursierenden Begriff "rechtssichere Archivierung" wegzukommen. Herr Dr. Ulrich Kampffmeyer hat den Begriff "Revisionssicherheit" geprägt und ist bis heute führend auf diesem Gebiet. Er definiert den Begriff revisionssichere Archivierung als ein Archivsystem, dass "die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung) und der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV -gestützter Buchführungssysteme) Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten"[1].
Dabei beschränkt sich die Definition der "revisionssicheren Archivierung" in Deutschland laut Dr. Ulrich Kampffmeyer "auf Systeme, die aufbewahrungspflichtige Informationen speichern, die unter das Handelsgesetz, bzw. seit 1.1.2002, unter die Steuergesetzgebung, fallen. Sie muss auf Grund der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten auch die Langzeitarchivierung wie definiert einschließen, da für die meisten kaufmännisch relevanten Daten und Dokumente eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren besteht. Die allgemeine Abgabenordnung (HGB AO) gibt hier die Grundlagen für die Speicherung, unabhängig ob in herkömmlichen Papierarchiven oder elektronischen Systemen, vor…“[1]. Eine detaillierte Auflistung über die verschieden steuerrelevante Daten und deren dazugehörigen Aufbewahrungsfristen stellt zum Beispiel die Industrie- und Handelskammer für Passau und Niederbayern bereit. In Ableitung an die allgemeine Abgabenordnung (HGB AO) gelten daher folgende Kriterien für die revisionssichere Archivierung:
- Ordnungsmäßigkeit
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
- Vollständigkeit
- Nutzung nur durch Berechtigte
- Dokumentation des Verfahrens
- Nachvollziehbarkeit
- Prüfbarkeit
- Sicherheit des Gesamtverfahrens
- Schutz vor Veränderung und Verfälschung
- Sicherung vor Verlust
Zehn Merksätze
Der Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. hat daraus zehn Merksätze zur Revisionssicherheit und revisionssicheren Archivierung erstellt [1]:
- „Jedes Dokument wird unveränderbar archiviert,
- Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen,
- Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken (zum Beispiel durch das indexieren mit Metadaten) wieder auffindbar sein,
- Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist,
- Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können,
- Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können,
- Alle Inhalte müssen zeitnah wiedergefunden werden können,
- Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist,
- Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist,
- Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB, AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.“
Quelle
- Kampffmeyer (2002): Ulrich Kampffmeyer; Revisionssichere Archivierung; Organisation: contentmanager.de; http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_221_revisionssichere_archivierung.html; 2002; Quellengüte: 2 (Web)
Siehe auch
Industrie- und Handelskammer für Niederbayern in Passau - Aufbewahrungsfristen
