Informations- und Berichtswesen: Unterschied zwischen den Versionen

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Dem Informations- und Bereichtswesen liegen folgende Aufgaben zu Grunde:
  
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* Regelung und Sicherung des nutzungsgerechten Informationsfluss während eines Projektablaufs
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* Leitung der gesamten Informationsumgebung
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* Aufzeigen sämtlicher Informationswege
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* Festellen der verschiedenen Informationsbedürfnisse der jeweiligen Abteilungen bzw. Projektmitarbeiter
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* Festlegung der Informationskanäle
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* Bestimmen der Zeiträume in welchen ein Bericht zu erwarten bzw. abzuliefern ist
  
Das formale Informations- und Berichtssystem
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Das Berichtswesen wird im Allgemeinen im Projektbüro durchgeführt, da hier alle relevanten Informationen zu finden sind.  
Das Berichtswesen des Projektmanagements regelt und sichert den nutzungsgerechten Informationsfluss während eines Projektablaufs. Es managet die ganze Informationsumgebung. Die Wesentlichen Aufgaben sind hierfür das Aufzeigen sämtlicher Informationswege, das Festellen der verschiedenen Informationsbedürfnisse der jeweiligen Abteilungen bzw. Projektmitarbeiter, das Festlegen der Informationskanäle und das Bestimmen der Zeiträume in welchen Bericht zu erwarten bzw. abzuliefern sind.
 
Das Berichtswesen wird im Projektbüro gestaltet, da dort alle relevanten Informationen zusammenfließen.
 
Warum ist es so wichtig Projektmitarbeiter vom Status des Gesamtprojekts zu informieren? Zum einen wird somit die Motivation des jeweiligen erheblich gefördert und zum anderen steigert des die Pooperationsbereitschaft.
 
So besteht dann auch eine besondere Informationspflicht gegenüber externen Projektbeteiligten denn von Auftraggebern und Bereichsleitung werden endgültige Entscheidungen betreffend des Projektes getroffen und Unterauftraggeber und Dienstleister können nur mit Hilfe von ausreichenden Informationen effizientes Zuarbeiten liefern. Nun wird auch klar warum Mängel in der Berichtserstattung sich nachhaltig auf das Gesamtprojekt auswirken können.
 
Jeder Projektbeteiligte welcher Informationen von anderen Stellen bzw. Personen empfängt, erwartet oder benötigt hier unterschiedliche Ausprägungen dieser Informationsdokumente. Hier wird unterschieden in der Detaillierung, der Vollständigkeit, der Aktualität, der Häufigkeit der Berichtserstattung und der jeweiligen Darstellungsformen.
 
Allgemein lässt sich als Ziel der Projektberichtserstattung das transparente Aufbereiten der Projektinformationen und das gezielte Verteilen dieser Informationen setzen. Es wird festgelegt, welche Teilnehmer des Projektteams wann welche Art von Informationen benötigen und wie sie diese erhalten.  
 
  
'''Plan/Ist Vergleiche''' dienen als Statusberichte und sind die wichtigsten Projektunterlagen zur Projektkontrolle. Sie beziehen sich auf alle messbaren Projektdaten (Kosten, Aufwand, Termine).
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Jeder [[Projektbeteiligter|Projektbeteiligte]], der Projekt-Informationen erhält, erwartet oder benötigt die zugehörigen Dokumente i. Allg. in unterschiedlicher Form und Häufigkeit. Die Dokumente unterscheiden sich dabei bezüglich Detaillierungsgrad, Aktualität, Häufigkeit der Berichtserstattung sowie Darstellungsform.  
Durch die '''Qualitätsberichte''' wird ein Nachweis zur Qualitätssicherung erbracht und für die Einhaltung der Qualitätsmerkmale gesorgt. Diese Qualitätsberichte enthalten eine Aufstellung aller Reviews, qualitätsorientierter Tests und Prüfungen, gefundene Erkenntnisse und entdeckte Verbesserungsmöglichkeiten.  
 
Bei den '''Projektdatenauswertungen''' werden Personalaufwand je Entwicklungsphase, Kosten je Entwicklungsphase und prozeßbezogene Qualitätskosten vermerkt.
 
'''Auslastungsberichte'''  helfen Über- oder Unterkapazitäten frühzeitig zu erkennen und zeigen aktuelle und  künftige Auslastungen der Einsatzmittel bzw. Ressourcen auf.
 
Zur regelmäßigen Information aller Beteiligten dienen die '''Fortschrittsberichte'''. Mit diesem Dokument wird dann der allgemeine Sachfortschritt des Projekts festgehalten. Die einfachste Form hierfür wäre ein Monatsbericht, mit den Rubriken: erreichte Ergebnisse, besondere Vorkommnisse, kritische Probleme, Personalsituation.
 
'''Abschlussberichte''', dokumentieren die gemachten Erfahrungen und geben Empfehlungen für zukünftige Bearbeitungen.  
 
  
'''Quellen'''
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==Gründe für ein gutes Berichtswesen==
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- Burghardt, M. (2004): Projektmanagement
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* Motivation des jeweiligen Projektteilnehmer wird erheblich gefördert
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* Steigerung der Kooperationsbereitschaft
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* besondere Informationspflicht gegenüber [[Externer Projektbeteiligter|externen Projektbeteiligten]]
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Externe Projektbeteiligte, wie Auftraggeber, Bereichsleitung, Unterauftragnehmer, weitere Dienstleister und Benutzer, haben
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ein großen Informationdbedarf. So werden zum Beispiel vom Auftraggeber und der Bereichsleitung endgültige Entscheidungen betreffend des Projektes getroffen. Unterauftraggeber und Dienstleister können nur auf Basis von ausreichenden Informationen ihre Diesntleistungen effizient erbringen.
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==Ziele der Projektberichterstattung==
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* transparente Aufbereiten der Projektinformationen
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* gezieltes Verteilen der Informationen
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* Festlegung, ''welche'' Teilnehmer des Projektteams ''wann welche'' Art von Informationen benötigen und ''wie'' sie diese erhalten
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==Arten von Berichtserstattungen==
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(vgl. [[Projektkontrolle]])
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*'''Plan/Ist-Vergleiche''' dienen als Statusberichte und sind die wichtigsten Projektunterlagen zur Projektkontrolle. Sie beziehen sich auf alle messbaren Projektdaten (Kosten, Aufwand, Termine).
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*'''Qualitätsberichte''' als Nachweis zur Qualitätssicherung und für die Einhaltung der Qualitätsmerkmale. Enthalten eine Aufstellung aller Reviews, qualitätsorientierter Tests und Prüfungen, gefundene Erkenntnisse und entdeckte Verbesserungsmöglichkeiten.
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*'''Projektdatenauswertungen'''vermerken Personalaufwand je Entwicklungsphase, Kosten je Entwicklungsphase und prozeßbezogene Qualitätskosten
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*'''Auslastungsberichte'''helfen Über- oder Unterkapazitäten frühzeitig zu erkennen und zeigen aktuelle und künftige Auslastungen der Einsatzmittel bzw. Ressourcen auf.
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*'''Fortschrittsberichte'''liefern regelmäßige Informationen über Projektstatus. Mit diesem Dokument wird dann der allgemeine Sachfortschritt des Projekts festgehalten. Die einfachste Form hierfür wäre ein Monatsbericht, mit den Rubriken: erreichte Ergebnisse, besondere Vorkommnisse, kritische Probleme, Personalsituation.
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*'''Abschlussberichte''' dokumentieren die gemachten Erfahrungen und geben Empfehlungen für zukünftige Bearbeitungen.
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*[[Burghardt, M. (1997): Projektmanagement]]
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[[Kategorie:Projektkontrolle]]
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[[Kategorie:Glossar]]
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{{{{SITENAME}}-konformer Artikel}}

Aktuelle Version vom 13. Juli 2007, 11:45 Uhr

1 Definition

Dem Informations- und Bereichtswesen liegen folgende Aufgaben zu Grunde:

  • Regelung und Sicherung des nutzungsgerechten Informationsfluss während eines Projektablaufs
  • Leitung der gesamten Informationsumgebung
  • Aufzeigen sämtlicher Informationswege
  • Festellen der verschiedenen Informationsbedürfnisse der jeweiligen Abteilungen bzw. Projektmitarbeiter
  • Festlegung der Informationskanäle
  • Bestimmen der Zeiträume in welchen ein Bericht zu erwarten bzw. abzuliefern ist

2 Bemerkungen

Das Berichtswesen wird im Allgemeinen im Projektbüro durchgeführt, da hier alle relevanten Informationen zu finden sind.

Jeder Projektbeteiligte, der Projekt-Informationen erhält, erwartet oder benötigt die zugehörigen Dokumente i. Allg. in unterschiedlicher Form und Häufigkeit. Die Dokumente unterscheiden sich dabei bezüglich Detaillierungsgrad, Aktualität, Häufigkeit der Berichtserstattung sowie Darstellungsform.

2.1 Gründe für ein gutes Berichtswesen

  • Motivation des jeweiligen Projektteilnehmer wird erheblich gefördert
  • Steigerung der Kooperationsbereitschaft
  • besondere Informationspflicht gegenüber externen Projektbeteiligten

Externe Projektbeteiligte, wie Auftraggeber, Bereichsleitung, Unterauftragnehmer, weitere Dienstleister und Benutzer, haben ein großen Informationdbedarf. So werden zum Beispiel vom Auftraggeber und der Bereichsleitung endgültige Entscheidungen betreffend des Projektes getroffen. Unterauftraggeber und Dienstleister können nur auf Basis von ausreichenden Informationen ihre Diesntleistungen effizient erbringen.

2.2 Ziele der Projektberichterstattung

  • transparente Aufbereiten der Projektinformationen
  • gezieltes Verteilen der Informationen
  • Festlegung, welche Teilnehmer des Projektteams wann welche Art von Informationen benötigen und wie sie diese erhalten

2.3 Arten von Berichtserstattungen

(vgl. Projektkontrolle)

  • Plan/Ist-Vergleiche dienen als Statusberichte und sind die wichtigsten Projektunterlagen zur Projektkontrolle. Sie beziehen sich auf alle messbaren Projektdaten (Kosten, Aufwand, Termine).
  • Qualitätsberichte als Nachweis zur Qualitätssicherung und für die Einhaltung der Qualitätsmerkmale. Enthalten eine Aufstellung aller Reviews, qualitätsorientierter Tests und Prüfungen, gefundene Erkenntnisse und entdeckte Verbesserungsmöglichkeiten.
  • Projektdatenauswertungenvermerken Personalaufwand je Entwicklungsphase, Kosten je Entwicklungsphase und prozeßbezogene Qualitätskosten
  • Auslastungsberichtehelfen Über- oder Unterkapazitäten frühzeitig zu erkennen und zeigen aktuelle und künftige Auslastungen der Einsatzmittel bzw. Ressourcen auf.
  • Fortschrittsberichteliefern regelmäßige Informationen über Projektstatus. Mit diesem Dokument wird dann der allgemeine Sachfortschritt des Projekts festgehalten. Die einfachste Form hierfür wäre ein Monatsbericht, mit den Rubriken: erreichte Ergebnisse, besondere Vorkommnisse, kritische Probleme, Personalsituation.
  • Abschlussberichte dokumentieren die gemachten Erfahrungen und geben Empfehlungen für zukünftige Bearbeitungen.

3 Quellen


Dieser Artikel ist GlossarWiki-konform.