Informations- und Berichtswesen: Unterschied zwischen den Versionen

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Das Berichtswesen wird im Projektbüro gestaltet, da hier alle relevanten Informationen zu finden sind.  
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Das Berichtswesen wird im Allgemeinen im Projektbüro durchgeführt, da hier alle relevanten Informationen zu finden sind.  
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Jeder [[Proejktbeteiligter|Projektbeteiligte]], der Projekt-Informationen erhält, erwartet oder benötigt die zugehörigen Dokumente i. Allg. in unterschiedlicher Form und Häufigkeit. Die Dokumente unterscheiden sich dabei bezüglich Detaillierungsgrad, Aktualität, Häufigkeit der Berichtserstattung sowie Darstellungsform.
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==Gründe für ein gutes Berichtswesen==
  
'''Warum ist es so wichtig Projektmitarbeiter vom Status des Gesamtprojekts zu informieren?'''
 
 
* Motivation des jeweiligen Projektteilnehmer wird erheblich gefördert  
 
* Motivation des jeweiligen Projektteilnehmer wird erheblich gefördert  
 
* Steigerung der Kooperationsbereitschaft  
 
* Steigerung der Kooperationsbereitschaft  
* besondere Informationspflicht gegenüber externen Projektbeteiligten
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* besondere Informationspflicht gegenüber [[Externer Projektbeteiligter|externen Projektbeteiligten]]
 
 
Unter '''externen Projektbeteiligten''' versteht man die Auftraggeber, Bereichsleitung, Unterauftraggeber und weitere Dienstleister. So werden zum Beispiel von dem Auftraggeber und der Bereichsleitung endgültige Entscheidungen betreffend des Projektes getroffen und für die Unterauftraggeber und Dienstleister ist nur mit Hilfe von ausreichenden Informationen möglich effizientes Zuarbeiten zu liefern.
 
 
 
'''Warum wirken sich Mängel in der Berichtserstattung nachhaltig auf das Gesamtprojekt aus?'''
 
  
Jeder Projektbeteiligte welcher Informationen von anderen Stellen bzw. Personen empfängt, erwartet oder benötigt hier unterschiedliche Ausprägungen dieser Informationsdokumente. Hier wird differenziert zwischen der Detaillierung, der Vollständigkeit, der Aktualität, der Häufigkeit der Berichtserstattung und der jeweiligen Darstellungsformen.  
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Externe Projektbeteiligte, wie Auftraggeber, Bereichsleitung, Unterauftragnehmer, weitere Dienstleister und Benutzer, haben
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ein großen Informationdbedarf. So werden zum Beispiel vom Auftraggeber und der Bereichsleitung endgültige Entscheidungen betreffend des Projektes getroffen. Unterauftraggeber und Dienstleister können nur auf Basis von ausreichenden Informationen ihre Diesntleistungen effizient erbringen.  
  
'''Ziel der Projektberichterstattung'''
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==Ziele der Projektberichterstattung==
 
* transparente Aufbereiten der Projektinformationen  
 
* transparente Aufbereiten der Projektinformationen  
 
* gezieltes Verteilen der Informationen
 
* gezieltes Verteilen der Informationen
 
* Festlegung, ''welche'' Teilnehmer des Projektteams ''wann welche'' Art von Informationen benötigen und ''wie'' sie diese erhalten
 
* Festlegung, ''welche'' Teilnehmer des Projektteams ''wann welche'' Art von Informationen benötigen und ''wie'' sie diese erhalten
  
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==Arten von Berichtserstattungen==
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(vgl. [[Projektkontrolle]])
  
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'''Arten von Berichtserstattungen'''
 
 
*'''Plan/Ist-Vergleiche''' dienen als Statusberichte und sind die wichtigsten Projektunterlagen zur Projektkontrolle. Sie beziehen sich auf alle messbaren Projektdaten (Kosten, Aufwand, Termine).  
 
*'''Plan/Ist-Vergleiche''' dienen als Statusberichte und sind die wichtigsten Projektunterlagen zur Projektkontrolle. Sie beziehen sich auf alle messbaren Projektdaten (Kosten, Aufwand, Termine).  
 
*'''Qualitätsberichte''' als Nachweis zur Qualitätssicherung und für die Einhaltung der Qualitätsmerkmale. Enthalten eine Aufstellung aller Reviews, qualitätsorientierter Tests und Prüfungen, gefundene Erkenntnisse und entdeckte Verbesserungsmöglichkeiten.  
 
*'''Qualitätsberichte''' als Nachweis zur Qualitätssicherung und für die Einhaltung der Qualitätsmerkmale. Enthalten eine Aufstellung aller Reviews, qualitätsorientierter Tests und Prüfungen, gefundene Erkenntnisse und entdeckte Verbesserungsmöglichkeiten.  

Version vom 13. Juli 2007, 10:44 Uhr

1 Definition

Dem Informations- und Bereichtswesen liegen folgende Aufgaben zu Grunde:

  • Regelung und Sicherung des nutzungsgerechten Informationsfluss während eines Projektablaufs
  • Leitung der gesamten Informationsumgebung
  • Aufzeigen sämtlicher Informationswege
  • Festellen der verschiedenen Informationsbedürfnisse der jeweiligen Abteilungen bzw. Projektmitarbeiter
  • Festlegung der Informationskanäle
  • Bestimmen der Zeiträume in welchen ein Bericht zu erwarten bzw. abzuliefern ist

2 Bemerkungen

Das Berichtswesen wird im Allgemeinen im Projektbüro durchgeführt, da hier alle relevanten Informationen zu finden sind.

Jeder Projektbeteiligte, der Projekt-Informationen erhält, erwartet oder benötigt die zugehörigen Dokumente i. Allg. in unterschiedlicher Form und Häufigkeit. Die Dokumente unterscheiden sich dabei bezüglich Detaillierungsgrad, Aktualität, Häufigkeit der Berichtserstattung sowie Darstellungsform.

2.1 Gründe für ein gutes Berichtswesen

  • Motivation des jeweiligen Projektteilnehmer wird erheblich gefördert
  • Steigerung der Kooperationsbereitschaft
  • besondere Informationspflicht gegenüber externen Projektbeteiligten

Externe Projektbeteiligte, wie Auftraggeber, Bereichsleitung, Unterauftragnehmer, weitere Dienstleister und Benutzer, haben ein großen Informationdbedarf. So werden zum Beispiel vom Auftraggeber und der Bereichsleitung endgültige Entscheidungen betreffend des Projektes getroffen. Unterauftraggeber und Dienstleister können nur auf Basis von ausreichenden Informationen ihre Diesntleistungen effizient erbringen.

2.2 Ziele der Projektberichterstattung

  • transparente Aufbereiten der Projektinformationen
  • gezieltes Verteilen der Informationen
  • Festlegung, welche Teilnehmer des Projektteams wann welche Art von Informationen benötigen und wie sie diese erhalten

2.3 Arten von Berichtserstattungen

(vgl. Projektkontrolle)

  • Plan/Ist-Vergleiche dienen als Statusberichte und sind die wichtigsten Projektunterlagen zur Projektkontrolle. Sie beziehen sich auf alle messbaren Projektdaten (Kosten, Aufwand, Termine).
  • Qualitätsberichte als Nachweis zur Qualitätssicherung und für die Einhaltung der Qualitätsmerkmale. Enthalten eine Aufstellung aller Reviews, qualitätsorientierter Tests und Prüfungen, gefundene Erkenntnisse und entdeckte Verbesserungsmöglichkeiten.
  • Projektdatenauswertungenvermerken Personalaufwand je Entwicklungsphase, Kosten je Entwicklungsphase und prozeßbezogene Qualitätskosten
  • Auslastungsberichtehelfen Über- oder Unterkapazitäten frühzeitig zu erkennen und zeigen aktuelle und künftige Auslastungen der Einsatzmittel bzw. Ressourcen auf.
  • Fortschrittsberichteliefern regelmäßige Informationen über Projektstatus. Mit diesem Dokument wird dann der allgemeine Sachfortschritt des Projekts festgehalten. Die einfachste Form hierfür wäre ein Monatsbericht, mit den Rubriken: erreichte Ergebnisse, besondere Vorkommnisse, kritische Probleme, Personalsituation.
  • Abschlussberichte dokumentieren die gemachten Erfahrungen und geben Empfehlungen für zukünftige Bearbeitungen.

3 Quellen

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