Informations- und Berichtswesen

Berichtswesen

Das formale Informations- und Berichtssystem

Das Berichtswesen des Projektmanagements regelt und sichert den nutzungsgerechten Informationsfluss während eines Projektablaufs. Es managet die ganze Informationsumgebung. Die Wesentlichen Aufgaben sind hierfür das Aufzeigen sämtlicher Informationswege, das Festellen der verschiedenen Informationsbedürfnisse der jeweiligen Abteilungen bzw. Projektmitarbeiter, das Festlegen der Informationskanäle und das Bestimmen der Zeiträume in welchen Bericht zu erwarten bzw. abzuliefern sind. Das Berichtswesen wird im Projektbüro gestaltet, da dort alle relevanten Informationen zusammenfließen. Warum ist es so wichtig Projektmitarbeiter vom Status des Gesamtprojekts zu informieren? Zum einen wird somit die Motivation des jeweiligen erheblich gefördert und zum anderen steigert des die Pooperationsbereitschaft. So besteht dann auch eine besondere Informationspflicht gegenüber externen Projektbeteiligten denn von Auftraggebern und Bereichsleitung werden endgültige Entscheidungen betreffend des Projektes getroffen und Unterauftraggeber und Dienstleister können nur mit Hilfe von ausreichenden Informationen effizientes Zuarbeiten liefern. Nun wird auch klar warum Mängel in der Berichtserstattung sich nachhaltig auf das Gesamtprojekt auswirken können. Jeder Projektbeteiligte welcher Informationen von anderen Stellen bzw. Personen empfängt, erwartet oder benötigt hier unterschiedliche Ausprägungen dieser Informationsdokumente. Hier wird unterschieden in der Detaillierung, der Vollständigkeit, der Aktualität, der Häufigkeit der Berichtserstattung und der jeweiligen Darstellungsformen. Allgemein lässt sich als Ziel der Projektberichtserstattung das transparente Aufbereiten der Projektinformationen und das gezielte Verteilen dieser Informationen setzen. Es wird festgelegt, welche Teilnehmer des Projektteams wann welche Art von Informationen benötigen und wie sie diese erhalten.

Plan/Ist-Vergleiche dienen als Statusberichte und sind die wichtigsten Projektunterlagen zur Projektkontrolle. Sie beziehen sich auf alle messbaren Projektdaten (Kosten, Aufwand, Termine). Durch die Qualitätsberichte wird ein Nachweis zur Qualitätssicherung erbracht und für die Einhaltung der Qualitätsmerkmale gesorgt. Diese Qualitätsberichte enthalten eine Aufstellung aller Reviews, qualitätsorientierter Tests und Prüfungen, gefundene Erkenntnisse und entdeckte Verbesserungsmöglichkeiten. Bei den Projektdatenauswertungen werden Personalaufwand je Entwicklungsphase, Kosten je Entwicklungsphase und prozeßbezogene Qualitätskosten vermerkt. Auslastungsberichte helfen Über- oder Unterkapazitäten frühzeitig zu erkennen und zeigen aktuelle und künftige Auslastungen der Einsatzmittel bzw. Ressourcen auf. Zur regelmäßigen Information aller Beteiligten dienen die Fortschrittsberichte. Mit diesem Dokument wird dann der allgemeine Sachfortschritt des Projekts festgehalten. Die einfachste Form hierfür wäre ein Monatsbericht, mit den Rubriken: erreichte Ergebnisse, besondere Vorkommnisse, kritische Probleme, Personalsituation. Abschlussberichte dokumentieren die gemachten Erfahrungen und geben Empfehlungen für zukünftige Bearbeitungen.

Quellen

• Burghardt, M. (1997): Projektmanagement

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