Informations- und Berichtswesen: Unterschied zwischen den Versionen

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'''Das formale Informations- und Berichtssystem'''
'''Das formale Informations- und Berichtssystem'''


Das Berichtswesen des Projektmanagements regelt und sichert den nutzungsgerechten Informationsfluss während eines Projektablaufs. Es managet die ganze Informationsumgebung. Die Wesentlichen Aufgaben sind hierfür das Aufzeigen sämtlicher Informationswege, das Festellen der verschiedenen Informationsbedürfnisse der jeweiligen Abteilungen bzw. Projektmitarbeiter, das Festlegen der Informationskanäle und das Bestimmen der Zeiträume in welchen Bericht zu erwarten bzw. abzuliefern sind.
Aufgaben des Berichtswesens
Das Berichtswesen wird im Projektbüro gestaltet, da dort alle relevanten Informationen zusammenfließen.
Warum ist es so wichtig Projektmitarbeiter vom Status des Gesamtprojekts zu informieren? Zum einen wird somit die Motivation des jeweiligen erheblich gefördert und zum anderen steigert des die Pooperationsbereitschaft.
So besteht dann auch eine besondere Informationspflicht gegenüber externen Projektbeteiligten denn von Auftraggebern und Bereichsleitung werden endgültige Entscheidungen betreffend des Projektes getroffen und Unterauftraggeber und Dienstleister können nur mit Hilfe von ausreichenden Informationen effizientes Zuarbeiten liefern. Nun wird auch klar warum Mängel in der Berichtserstattung sich nachhaltig auf das Gesamtprojekt auswirken können.
Jeder Projektbeteiligte welcher Informationen von anderen Stellen bzw. Personen empfängt, erwartet oder benötigt hier unterschiedliche Ausprägungen dieser Informationsdokumente. Hier wird unterschieden in der Detaillierung, der Vollständigkeit, der Aktualität, der Häufigkeit der Berichtserstattung und der jeweiligen Darstellungsformen.
Allgemein lässt sich als Ziel der Projektberichtserstattung das transparente Aufbereiten der Projektinformationen und das gezielte Verteilen dieser Informationen setzen. Es wird festgelegt, welche Teilnehmer des Projektteams wann welche Art von Informationen benötigen und wie sie diese erhalten.


'''Plan/Ist-Vergleiche''' dienen als Statusberichte und sind die wichtigsten Projektunterlagen zur Projektkontrolle. Sie beziehen sich auf alle messbaren Projektdaten (Kosten, Aufwand, Termine).  
* Regelung und Sicherung des nutzungsgerechten Informationsfluss während eines Projektablaufs
Durch die '''Qualitätsberichte''' wird ein Nachweis zur Qualitätssicherung erbracht und für die Einhaltung der Qualitätsmerkmale gesorgt. Diese Qualitätsberichte enthalten eine Aufstellung aller Reviews, qualitätsorientierter Tests und Prüfungen, gefundene Erkenntnisse und entdeckte Verbesserungsmöglichkeiten.  
* Leitung der gesamten Informationsumgebung
Bei den '''Projektdatenauswertungen''' werden Personalaufwand je Entwicklungsphase, Kosten je Entwicklungsphase und prozeßbezogene Qualitätskosten vermerkt.
* Aufzeigen sämtlicher Informationswege
'''Auslastungsberichte''' helfen Über- oder Unterkapazitäten frühzeitig zu erkennen und zeigen aktuelle und künftige Auslastungen der Einsatzmittel bzw. Ressourcen auf.  
* Festellen der verschiedenen Informationsbedürfnisse der jeweiligen Abteilungen bzw. Projektmitarbeiter
Zur regelmäßigen Information aller Beteiligten dienen die '''Fortschrittsberichte'''. Mit diesem Dokument wird dann der allgemeine Sachfortschritt des Projekts festgehalten. Die einfachste Form hierfür wäre ein Monatsbericht, mit den Rubriken: erreichte Ergebnisse, besondere Vorkommnisse, kritische Probleme, Personalsituation.
* Festlegung der Informationskanäle
'''Abschlussberichte''' dokumentieren die gemachten Erfahrungen und geben Empfehlungen für zukünftige Bearbeitungen.
* Bestimmen der Zeiträume in welchen ein Bericht zu erwarten bzw. abzuliefern ist
 
Das Berichtswesen wird im Projektbüro gestaltet, da hier alle relevanten Informationen zu finden sind.
 
'''Warum ist es so wichtig Projektmitarbeiter vom Status des Gesamtprojekts zu informieren?'''
* Motivation des jeweiligen Projektteilnehmer wird erheblich gefördert
* Steigerung der Kooperationsbereitschaft
* besondere Informationspflicht gegenüber externen Projektbeteiligten
 
Unter '''externen Projektbeteiligten''' versteht man die Auftraggeber, Bereichsleitung, Unterauftraggeber und weitere Dienstleister. So werden zum Beispiel von dem Auftraggeber und der Bereichsleitung endgültige Entscheidungen betreffend des Projektes getroffen und für die Unterauftraggeber und Dienstleister ist nur mit Hilfe von ausreichenden Informationen möglich effizientes Zuarbeiten zu liefern.
 
'''Warum wirken sich Mängel in der Berichtserstattung nachhaltig auf das Gesamtprojekt aus?'''
 
Jeder Projektbeteiligte welcher Informationen von anderen Stellen bzw. Personen empfängt, erwartet oder benötigt hier unterschiedliche Ausprägungen dieser Informationsdokumente. Hier wird differenziert zwischen der Detaillierung, der Vollständigkeit, der Aktualität, der Häufigkeit der Berichtserstattung und der jeweiligen Darstellungsformen.
 
'''Ziel der Projektberichterstattung'''
* transparente Aufbereiten der Projektinformationen
* gezieltes Verteilen der Informationen
* Festlegung, ''welche'' Teilnehmer des Projektteams ''wann welche'' Art von Informationen benötigen und ''wie'' sie diese erhalten
 
 
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'''Arten von Berichtserstattungen'''
*'''Plan/Ist-Vergleiche''' dienen als Statusberichte und sind die wichtigsten Projektunterlagen zur Projektkontrolle. Sie beziehen sich auf alle messbaren Projektdaten (Kosten, Aufwand, Termine).  
*'''Qualitätsberichte''' als Nachweis zur Qualitätssicherung und für die Einhaltung der Qualitätsmerkmale. Enthalten eine Aufstellung aller Reviews, qualitätsorientierter Tests und Prüfungen, gefundene Erkenntnisse und entdeckte Verbesserungsmöglichkeiten.  
*'''Projektdatenauswertungen'''vermerken Personalaufwand je Entwicklungsphase, Kosten je Entwicklungsphase und prozeßbezogene Qualitätskosten
*'''Auslastungsberichte'''helfen Über- oder Unterkapazitäten frühzeitig zu erkennen und zeigen aktuelle und künftige Auslastungen der Einsatzmittel bzw. Ressourcen auf.  
*'''Fortschrittsberichte'''liefern regelmäßige Informationen über Projektstatus. Mit diesem Dokument wird dann der allgemeine Sachfortschritt des Projekts festgehalten. Die einfachste Form hierfür wäre ein Monatsbericht, mit den Rubriken: erreichte Ergebnisse, besondere Vorkommnisse, kritische Probleme, Personalsituation.
*'''Abschlussberichte''' dokumentieren die gemachten Erfahrungen und geben Empfehlungen für zukünftige Bearbeitungen.


=Quellen=
=Quellen=

Version vom 8. Juli 2007, 22:44 Uhr

Berichtswesen

Das formale Informations- und Berichtssystem

Aufgaben des Berichtswesens

  • Regelung und Sicherung des nutzungsgerechten Informationsfluss während eines Projektablaufs
  • Leitung der gesamten Informationsumgebung
  • Aufzeigen sämtlicher Informationswege
  • Festellen der verschiedenen Informationsbedürfnisse der jeweiligen Abteilungen bzw. Projektmitarbeiter
  • Festlegung der Informationskanäle
  • Bestimmen der Zeiträume in welchen ein Bericht zu erwarten bzw. abzuliefern ist

Das Berichtswesen wird im Projektbüro gestaltet, da hier alle relevanten Informationen zu finden sind.

Warum ist es so wichtig Projektmitarbeiter vom Status des Gesamtprojekts zu informieren?

  • Motivation des jeweiligen Projektteilnehmer wird erheblich gefördert
  • Steigerung der Kooperationsbereitschaft
  • besondere Informationspflicht gegenüber externen Projektbeteiligten

Unter externen Projektbeteiligten versteht man die Auftraggeber, Bereichsleitung, Unterauftraggeber und weitere Dienstleister. So werden zum Beispiel von dem Auftraggeber und der Bereichsleitung endgültige Entscheidungen betreffend des Projektes getroffen und für die Unterauftraggeber und Dienstleister ist nur mit Hilfe von ausreichenden Informationen möglich effizientes Zuarbeiten zu liefern.

Warum wirken sich Mängel in der Berichtserstattung nachhaltig auf das Gesamtprojekt aus?

Jeder Projektbeteiligte welcher Informationen von anderen Stellen bzw. Personen empfängt, erwartet oder benötigt hier unterschiedliche Ausprägungen dieser Informationsdokumente. Hier wird differenziert zwischen der Detaillierung, der Vollständigkeit, der Aktualität, der Häufigkeit der Berichtserstattung und der jeweiligen Darstellungsformen.

Ziel der Projektberichterstattung

  • transparente Aufbereiten der Projektinformationen
  • gezieltes Verteilen der Informationen
  • Festlegung, welche Teilnehmer des Projektteams wann welche Art von Informationen benötigen und wie sie diese erhalten



Arten von Berichtserstattungen

  • Plan/Ist-Vergleiche dienen als Statusberichte und sind die wichtigsten Projektunterlagen zur Projektkontrolle. Sie beziehen sich auf alle messbaren Projektdaten (Kosten, Aufwand, Termine).
  • Qualitätsberichte als Nachweis zur Qualitätssicherung und für die Einhaltung der Qualitätsmerkmale. Enthalten eine Aufstellung aller Reviews, qualitätsorientierter Tests und Prüfungen, gefundene Erkenntnisse und entdeckte Verbesserungsmöglichkeiten.
  • Projektdatenauswertungenvermerken Personalaufwand je Entwicklungsphase, Kosten je Entwicklungsphase und prozeßbezogene Qualitätskosten
  • Auslastungsberichtehelfen Über- oder Unterkapazitäten frühzeitig zu erkennen und zeigen aktuelle und künftige Auslastungen der Einsatzmittel bzw. Ressourcen auf.
  • Fortschrittsberichteliefern regelmäßige Informationen über Projektstatus. Mit diesem Dokument wird dann der allgemeine Sachfortschritt des Projekts festgehalten. Die einfachste Form hierfür wäre ein Monatsbericht, mit den Rubriken: erreichte Ergebnisse, besondere Vorkommnisse, kritische Probleme, Personalsituation.
  • Abschlussberichte dokumentieren die gemachten Erfahrungen und geben Empfehlungen für zukünftige Bearbeitungen.

Quellen

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