Informations- und Berichtswesen
Definition
Dem Informations- und Bereichtswesen liegen folgende Aufgaben zu Grunde:
- Regelung und Sicherung des nutzungsgerechten Informationsfluss während eines Projektablaufs
- Leitung der gesamten Informationsumgebung
- Aufzeigen sämtlicher Informationswege
- Festellen der verschiedenen Informationsbedürfnisse der jeweiligen Abteilungen bzw. Projektmitarbeiter
- Festlegung der Informationskanäle
- Bestimmen der Zeiträume in welchen ein Bericht zu erwarten bzw. abzuliefern ist
Bemerkungen
Das Berichtswesen wird im Projektbüro gestaltet, da hier alle relevanten Informationen zu finden sind.
Warum ist es so wichtig Projektmitarbeiter vom Status des Gesamtprojekts zu informieren?
- Motivation des jeweiligen Projektteilnehmer wird erheblich gefördert
- Steigerung der Kooperationsbereitschaft
- besondere Informationspflicht gegenüber externen Projektbeteiligten
Unter externen Projektbeteiligten versteht man die Auftraggeber, Bereichsleitung, Unterauftraggeber und weitere Dienstleister. So werden zum Beispiel von dem Auftraggeber und der Bereichsleitung endgültige Entscheidungen betreffend des Projektes getroffen und für die Unterauftraggeber und Dienstleister ist nur mit Hilfe von ausreichenden Informationen möglich effizientes Zuarbeiten zu liefern.
Warum wirken sich Mängel in der Berichtserstattung nachhaltig auf das Gesamtprojekt aus?
Jeder Projektbeteiligte welcher Informationen von anderen Stellen bzw. Personen empfängt, erwartet oder benötigt hier unterschiedliche Ausprägungen dieser Informationsdokumente. Hier wird differenziert zwischen der Detaillierung, der Vollständigkeit, der Aktualität, der Häufigkeit der Berichtserstattung und der jeweiligen Darstellungsformen.
Ziel der Projektberichterstattung
- transparente Aufbereiten der Projektinformationen
- gezieltes Verteilen der Informationen
- Festlegung, welche Teilnehmer des Projektteams wann welche Art von Informationen benötigen und wie sie diese erhalten
Arten von Berichtserstattungen
- Plan/Ist-Vergleiche dienen als Statusberichte und sind die wichtigsten Projektunterlagen zur Projektkontrolle. Sie beziehen sich auf alle messbaren Projektdaten (Kosten, Aufwand, Termine).
- Qualitätsberichte als Nachweis zur Qualitätssicherung und für die Einhaltung der Qualitätsmerkmale. Enthalten eine Aufstellung aller Reviews, qualitätsorientierter Tests und Prüfungen, gefundene Erkenntnisse und entdeckte Verbesserungsmöglichkeiten.
- Projektdatenauswertungenvermerken Personalaufwand je Entwicklungsphase, Kosten je Entwicklungsphase und prozeßbezogene Qualitätskosten
- Auslastungsberichtehelfen Über- oder Unterkapazitäten frühzeitig zu erkennen und zeigen aktuelle und künftige Auslastungen der Einsatzmittel bzw. Ressourcen auf.
- Fortschrittsberichteliefern regelmäßige Informationen über Projektstatus. Mit diesem Dokument wird dann der allgemeine Sachfortschritt des Projekts festgehalten. Die einfachste Form hierfür wäre ein Monatsbericht, mit den Rubriken: erreichte Ergebnisse, besondere Vorkommnisse, kritische Probleme, Personalsituation.
- Abschlussberichte dokumentieren die gemachten Erfahrungen und geben Empfehlungen für zukünftige Bearbeitungen.
Quellen
Die Formatierungsregeln für GlossarWiki-Artikel sollten beachten werden.
