Archivsystem

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Definition

Ein Archivsystem ist eine Software, die das langfristige Ablegen von Dateien und Dokumenten auf elektronischem Weg ermöglicht. Um eine Lückenlose Nachvollziehbarkeit zu erreichen wird hierbei oft Revisionssichere Archivierung genannt.

Funktionsweise

Aufbau

Das Archivsystem ist eine Softwarelösung, die über verschiedene Schnittstellen bedient werden kann. Das Archivsystem ist im Regelfall in eine IT Infrastruktur eingebunden und wird von verschiedensten Systemen verwendet. Das Archivsystem erhält entweder vom Client direkt oder von einer anderen Anwendung ein Dokument zur Archivierung. Das Dokument wird in einen Zwischenspeicher gelegt und eine Dokument-ID generiert. Zu dieser Dokument-ID werden auch noch ensprechende Stichwörter in einer Indexdatenbank gespeichert, die dann später zur Suche verwendet wird. In den meisten Fällen erfolgt in regelmäßigen Intervallen eine Datensicherung auf ein nicht mehr veränderbares Medium - meist eine WORM. Aus Performancegründen erfolgt diese Migration normalerweise Nachts zur Schwachlastzeit.

Schnittstellen

Für die Archivierung und zur Dokumentsuche bieten Archivsysteme verschiedenste Schnittstellen für Anwender und dritte Programme an. Web Services bieten die Möglichkeit direkt in Browserbasierten Oberflächen verwendet zu werden. Batchverarbeitung ist meist ein Dateiverzeichnis in dem Dokumente zur Archivierung abgelegt und dann z.B. täglich in einem Aufwasch bearbeitet werden. Virtuelle Drucker sind Drucker die aus jedem Programm mit Druckersteuerung angesprochen werden können und anstatt Papier zu produzieren ein Dokument im Archiv ablegen. Meist sind ähnliche virtuelle Drucker als PDF-Drucker geläufig.

Beispiele

• EASY Archiv
• CMS mit integriertem Archiv bei [www.d-velop.de d.velop]
• Eine aktuelle Marktübersicht ist bei Softguide zu finden

Quellen

• Klingelhöller, H. (2001): Dokumentenmanagementsysteme